Writing Level Checkerでエディットされたレポートの見方について

受講者はエディターから添削されたマイクロソフトワード(以下、MS-Word)を受け取ります。そこには図のように右欄にエディターの添削結果が矢印とともに表示されています。

これはMS-Wordの校閲メニューの中の「変更記録」を操作することで添削表示を段階的に変えることが出来ます。

特に海外の企業と英文契約書を交わす際に細部にわたる修正を双方が記録する為にこの「変更記録」機能は必須のものとなります。

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レポートを受け取る初期段階では、あなたのレポートが大幅に直されているために少し戸惑う事もあるかも知れません。また添削されたレポートもコメントが付けられていて読み難いと感じることもあるかもしれません。

しかし、心配することはありません。

何故ならレポートはエディターによって修正が必要な個所に手が加えられます。それは他でもなくあなたの言語運用能力を高める目的があるからです。

校閲ページは上記の図のような添削が加えられています。

  1. あなたが書いたオリジナルレポートから不要の部分を削除した場合、文字の色が変わります。この色違いの文字でエディターが削除した項目を確認します。
  2. 逆にエディターが加えた文字についてもオリジナルレポートの文字と色がかわって表示されます。こちらもエディターが必要と感じた文字列が追加されているので確認。
  3. 文字列横に表示される吹き出しについて

この吹き出しの中にエディターが何故あなたのオリジナル文章に修正を加えたのかについてその理由を示します。 また、エディターがあなたに対して「このように書いた方がよいと思う」との助言もここに表示されます。 従ってこの吹き出しが非常に大切な部分となります。

この添削レポートをどのように活用すればよいのか?

それにはいくつかの方法があります。

あなたは以下の事が出来るでしょう。

まずはエディターのコメントを表示させずにあなたが書いたオリジナルレポートを読んでみます。

  • 今度は、エディターが添削したコメント付きのページを表示させます。そして何故エディターが修正を加えたのか、その理由について十分に注意をして読んでみます。
  • エディターの修正案の幾つかをあなた自身が受け入れる努力をします。
  • 特に加えられたコメントに注意をして学習は学ばなければなりません。
  • エディターの一部、あるいは全てのコメントを画面から消します。
  • 今度はあなた自身でレポートに修正を加えてみて下さい。
  • すべての変更を有効にします。

上記の点を考慮し、順を追って説明していきます。

 

① あなたが書いたオリジナルレポートを読みます

ここではエディターの添削・修正部分を表示させないために次のような手順が必要となります。

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MS-Wordの校閲メニューにある変更/コメントなしのプルダウンメニューから「初版」を選択します。

初版を選択しますと、あなたが提出したオリジナルのレポートが表示されます。

同様にこのプルダウンメニューの「すべての変更履歴/コメント」を選択すると添削部分が再表示されます。

② エディターの修正箇所を見ていきます

初版の状態から今度は同じMS-Wordのメニューを使って「すべての変更履歴/コメント」を選択します。これであなたはエディターが加えた修正と吹き出しに書かれたコメントを見ることができます。
ここでその修正箇所を丁寧に読み込んで行きます。そして何故その修正が加えられたのかその理由についても学んでいきます。

③ 2で見てきたエディターによる修正の全てをまたは一部を受け入れる

エディターが加えた修正について、どの箇所(或いは全て)を自分のオリジナルレポートに採用するのかを決めていきます。

この決定する作業を行うために以下のようにマウスの右クリックを行います。

  1. もしも削除された単語や文章を受け入れる場合、単語の上でマウスの右クリックをして、「削除を反映」を選択します。
  2. また、挿入の場合は同じく右クリックで「挿入を反映」を選択してエディタの修正を受け入れます。004

④ エディターのコメントに注目しそこから学びます

右側に表示される吹き出しに注目します。コメントを読みたい吹き出しをクリックして下さい。コメントがポップアップで表示されます。表示されたコメントを学習します。 エディターのこうしたコメントを咀嚼し次回のあなたのレポート作成に反映します。

例としてエディターからのコメントをどのようにあなたのレポートに反映させるかを下記に示します。

左はエディターからの助言です。

それに対してあなたは中央のコラムの通りあなたの感想を記します。(ここは必須ではない)

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最後に右のコラムですが、エディターの助言を受け入れあなたは、レポートに事実が書かれていたソース記事についての情報を加えます。

 

必要に応じて、あなた自身の備忘録として右クリックでコメントを追加することが出来ます。

⑤ あなた自身が更に修正を加えます

エディターの加筆・修正箇所や助言などを反映させるために右クリックで変更履歴の記録を選択することでレポート本体の方に更なる修正を加えることが出来ます。 この場合もまた別の色で表示されます。

⑥ メニューから「すべての変更履歴/コメント」を選択

あなたがエディターのコメント、修正箇所をすべて学習し、あなた自身が更なる修正を加えた段階で最初に選んだ校閲メニューの中から「すべての変更履歴/コメント」を選択します。 これで修正された箇所がコメントなどを反映しない清書された文章が表示されます。

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重要!

「すべての変更履歴/コメント」を選択する前に必ず、保存ボタンで文章を保存しておくことを強くお勧めします。保存することで修正前の状態の文章も残して置くことが出来るからです。

なぜ更履が必要なのか? そこからどのようにしてぶのか?

 

冒頭でも触れたように、大多数の受講者はコメントが入ったレポートを受け取った時点で困惑します。しかし、この変更履歴を利用する主な理由は、何時?誰が?レポートを修正したかが明示されることなのです。まさに大切な記録です。あなたのオリジナルレポートがどのように修正され、そしてあなた自身で改訂していくか、その過程をすべて記録しているのです。

エディターの修正やコメントは、何故その箇所が修正されたのかを理解する手がかりになります。そしてそのことを次回のレポートに活かしていくのです。

特に、オリジナルレポートとエディターが修正したレポートとを注意深く見比べて、時間をかけてエディターの論理的な文章スタイルを学び取っていくことが学習の最大の目的となります。

そして今回よりも次回と回を重ねる毎にあなたのレポートは磨かれていくことでしょう。

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